Horrormeetings

Wir alle kennen diese zweifelhaften Meetings, aus denen wir genervt und gestresst an unseren Arbeitsplatz zurückkehren. Manche Menschen verbringen sogar die Hälfte ihrer Arbeitszeit in solchen Besprechungen. Einer Bain-Studie zufolge verbringen Mitarbeiter im Schnitt 21 von 40 Wochenstunden in Besprechungen. Führungskräfte verbringen im Durchschnitt sogar 7000 Stunden pro Jahr in Konferenzen – und mindestens acht solcher Meetings lassen sich allerdings jede Woche problemlos streichen.

In vielen dieser Meetings wird oft nur über abstrakte Probleme, Hypothesen und Was-wäre-wenn-Szenarien gesprochen. Oder über Privates, Belangloses, Destruktives. Entsprechend theoretisch und nutzlos sind häufig die Ergebnisse. Das führt dazu, dass Teilnehmer unvorbereitet erscheinen; nicht wissen was auf der Agenda steht oder was genau sie jetzt gleich erarbeiten sollen und driften deshalb ständig ab. Das demotiviert, nervt, frustriert.

Vielleicht kennst du soetwas auch (klicken um dir das Video ansehen zu können):

Thumbnail_Horrormeetings

Auch wenn es jetzt nach erhobenem Zeigefinger klingt – aber wir sollten damit beginnen, Meetings produktiv zu gestalten. Vielleicht so:

  1. Meeting pünktlich beginnen

    Wenn immer darauf gewaret wird bis alle Teilnehmer vollzählig sind, werden beim nächsten Mal wieder einige zu spät erscheinen. Sie wissen ja dass das Meeting so oder so nicht pünktlich (und ohne sie) beginnt.

    • Bitte die Teilnehmer nachdrücklich um pünktliches Erscheinen.
    • Suche dir Räumlichkeiten, die Zuspätkommer nicht unbemerkt betreten können. Kommentiere die Verspätung.
    • Warte nicht auf Trödler – auch nicht die Führungskräfte. Beim Nächsten Mal werden sie pünktlich sein.
  2. Agenda rechtzeitig vorbereiten

    Die Agenda dient als Leitfaden und signalisiert nach außen, dass die Besprechung organisiert ist und sich jemand Gedanken über den Ablauf sowie einzelne Punkte gemacht hat.

    • Bestimme einen Moderator zur Diskussionsführung.
    • Notiere neue Diskussionspunkte und plane diese für das nächste Meeting ein.
    • Lasse die Agenda im Vorfeld allen Teilnehmern zukommen.
  3. Konferenzen richtig nutzen

    Berufe keine Konferenz ein, wenn das Problem nicht auch per E-Mail hätte geklärt werden können, z.B. wenn Fakten vorbereitet werden sollen. Besprechungen sind dazu da:

    • Um angeregte wie anregende Diskussionen zu führen.
    • Um offenen Fragen zu klären.
    • Um schneller einen Konsens zu finden.
  4. Teams besser besetzen

    Es gibt Arbeitskollegen, deren einzige Aufgabe es ist, anderen zu sagen aus welchen Gründen ihre Ideen nicht funktionieren werden. Zur Lösung selbst können oder wollen sie jedoch nichts beitragen, ebenso wenig haben sie eigene Ideen. Lade deshalb die richtigen Teilnehmer ein – Kollegen, die…

    • …zu den Themen beitragen können.
    • …die entscheidenden Kenntnisse mitbringen.
    • …regelmäßig durch kreative und konstruktive Vorschläge auffallen.
  5. Schweiger gezielt ansprechen

    Spreche stille Teilnehmer gezielt an und bitte respektvoll um Vorschläge. Einfache Fragen wie: „Herr Schneider, wie ist Ihre Meinung dazu?“ reichen völlig aus. Dies ist eine der Hauptaufgaben des Moderators, denn:

    • Wenn jeder etwas beiträgt, fühlt sich niemand fehl am Platz.
    • Die Meinung eines jeden Teilnehmers ist wichtig. Deshalb hast du diese Kollegen ja auch eingeladen.
    • Oft tauchen so neue Standpunkte und Denkanstöße auf.
  6. Diskussionen unbedingt fördern

    Wenn keine Diskussionen während der Besprechung stattfinden, war das Meeting sehr wahrscheinlich unnötig. Denn dann wurden nur Fakten präsentiert und still abgenickt. Besprechungen sollten inspirieren und Ideen fördern. Dazu ist wichtig, dass du Folgendes beachtest:

    • Diskutiere sachlich, persönliche Differenzen müssen unterbunden werden.
    • Vorgesetzen muss widersprochen werden können, wenn deren Meinung nicht geteilt wird.
    • Mache die Tragweite der Entscheidungen deutlich, damit die Teilnehmer nicht nur opportunistisch handeln.
  7. Entscheidungen sichtbar dokumentieren

    Für neue oder externe Gruppenteilnehmer dienen Protokolle als erste Informationsquelle. Vor allem wenn mehrere Personen neu dazukommen, fehlt oft die Zeit für eine persönliche Einführung. Des Weiteren werden viele Entscheidungen getroffen, an deren Vorteile sich nach Monaten niemand mehr erinnern kann (oder mag). Schon mit einfachen Mitteln lässt sich das Problem eindämmen:

    • Erstelle hinterher ein Protokoll und lasse es allen Teilnehmern zukommen.
    • Notiere, wer was bis wann aus welchem Grund erledigen soll.
    • Bringee (als Gastgeber) relevante Protokolle zur nächsten Konferenz mit und verweise darauf.
  8. Sitzungszeit streng einhalten

    Wenn du willst, dass Teilnehmer pünktlich erscheinen, musst du genauso konsequent beim Schluss bleiben und das Meeting innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens beenden. Setze also unbedingt Deadlines und halte diese auch ein.

    • Kalkuliere stets etwas Pufferzeit und Pausen mit ein.
    • Habe immer einen Blick auf die Zeit, und moderiere das Meeting entsprechend.
    • Auch wenn du ein festes Zeitbudget hast: Du musst es nicht unbedingt ausschöpfen. Jeder freut sich, wenn die Runde vor dem geplanten Ende fertig wird.

Vorbereitung ist alles – hier verlinke ich dir eine passende Checkliste.

Werbeanzeigen

Wie du für gute Stimmung im (Arbeits-)Alltag sorgen kannst

Mittwoch morgen und immer noch drei volle Arbeitstage vor der Nase. Drei Tage voll mit klagenden Kollegen, unfairen Chefs, zu viel Arbeit.

Was auch immer dir deine Laune heute oder mehrmals die Woche vermiest – Zeit, den Spieß umzudrehen und dich auf das zu fokussieren, was gut ist und gut läuft, denn gute Laune ist vor allem Bewertungssache.

Das Lieblingsplunder ist ausverkauft? Das kann man negativ beurteilen – oder positiv, zumindest aber neutral: Dann gibt’s eben heute ein anderes Teilchen. Platter Reifen? Dann radelt man zwar mit Verspätung, dafür mit Supersport-Feeling ins Büro.

Gut gelaunte Zeitgenossen unterscheiden sich nämlich in einer wesentlichen psychischen Komponente von den mies gestimmten. Die Einsicht und das Bewusstsein, Dinge selbst beeinflussen zu können, zeichnet die Optimisten aus. Wer das Gefühl hat, ständig Opfer der Umstände zu sein, riskiert dagegen seinen Frohsinn. Pessimismus sei „die Metaphysik der Hilflosen“, sagt der Berliner Medienwissenschaftler Norbert Bolz. „Die meisten Menschen aktivieren viel zu viel Regelsysteme, leben zu sehr nach Erwartungen und Normen. Wenn die nicht erfüllt werden, fällt die Laune in den Keller“, klagt Forscher Thomas. Und appelliert deshalb „für mehr Easy Going“. (Absatz geklaut aus der Brigitte)

Und umgekehrt lockt Lachen gute Laune an. Den Anflug von schlechten Gefühlen kannst du sofort mit einem beherzten, echten Lächeln vertreiben.

Du allein entscheidest darüber ob du dir deine Stimmung vermiesen lässt, egal ob im Büro oder privat. Du hast selbst in der Hand wie du dich fühlen möchtest. Folglich kannst du dich auch vor negativer Stimmung schützen und ein bisschen was dafür tun um dich wohler zu fühlen.

Hier habe ich dir eine Infografik zusammengestellt, die dir dabei helfen soll, mit simplen Mitteln deine gute Stimmung zu erhalten.

Gute Stimmung

Wenn dir im Büro die Decke auf den Kopf fällt und du das Gefühl hast, nichts dagegen unternehmen zu können, leidest du ggf. unter Bore-Out. Den Link zu diesem Artikel findest du hier.